おしえて!ビジネスフォン先生!!ビジネスフォンの疑問や悩みを先生が解決!
  1. 1時限目 導入前のチェックポイント!
  2. 2時限目 家庭用電話機との違い
  3. 3時限目 ビジネスフォンと電話回線

ビジネスホン導入前のチェックポイント

ビジネスフォンはただやみくもに機種を選び導入するだけでは利用できません。「社員の数・デスクの数」や「同時に何人まで通話ができるようにするのか」、「電話回線サービスをどれにするのか」「必要な機能や使い方はないのか」、「新品なのか中古なのか」などなど、導入前に必ず決めておかなければならないポイントがあります。そうしなければ、せっかく高い費用を出したのにビジネスホンがニーズに対応していなかった、ということになりかねません。ビジネスフォンも各ニーズに対応可能な機種とそうでない機種があります。備えあれば憂いなし、まずはビジネスホンを選ぶ前にいくつかのポイントをチェックしましょう

導入前に確認!失敗しないためのチェックポイント

  1. チェックポイント1 社員数やデスクの数から何台ビジネスフォンが必要か決める。
  2. チェックポイント2 チャンネル数(同時通話数)を決める。
  3. チェックポイント3 電話回線サービスの種類を決める。
  4. チェックポイント4 どのようにビジネスフォンを使いたいか利用目的を決める。
  5. チェックポイント5 導入予算に応じて新品か中古かを決める。

社員数やデスクの数から何台ビジネスフォンが必要か決める

ビジネスフォンの導入台数を決めるには、社員数(デスク数)やチャンネル数、電話回線の種類、ビジネスフォンをどのように使いたいかなどのポイントがあります。台数を決めるポイントを事前におさえておけば、ビジネスフォンを選びに失敗することはありません。また、近い将来、事業拡大や社員増員など、会社規模が大きくなることも視野に入れて台数を決めるのも大切なポイントです。

1人1人が電話でのやりとりを頻繁にする会社の場合

社員数が13人ほどの小~中規模の会社 デスク数 13個+ミーティングルーム 1室

ビジネスフォン計14台必要!

例えば、13人ほどの小~中規模の営業マンが多い会社の場合、1人1人が営業電話を頻繁に掛ける場合が多く、1人に対してビジネスフォン1台が妥当です。また、どこにビジネスフォンが必要なのかを考えると、受付やミーティングルームなど作業デスク以外にもビジネスフォンの設置が必要な個所があります。社員数(デスクの数)+アルファを考えて台数を決めることをオススメします。

電話をする人としない人が5:5くらいの会社の場合

社員数が13人ほどの小~中規模の会社 デスク数 13個+ミーティングルーム 1室÷2

ビジネスフォン計7台必要!

例えば、電話する人としない人が5:5くらいの小~中規模の会社の場合、ビジネスフォンを1人1台導入する必要はありません。社員数が13人で電話する人が5割だとすると、ミーティングルームも含めてビジネスフォンの設置台数は7台で済みます。図のように机を並べているのであれば2台のデスクの間に1台置けば、誰でも電話を掛けれることができます

将来的に事業拡大・社員増員を考えた場合

ビジネスフォンの導入予算が少ない社員数が5人ほどの小規模の会社 デスク数5個 増員時の事務所レイアウトを考慮し最大9人(デスク)追加すると デスク数13個+ミーティングルーム1室÷2

ビジネスフォン新規3台必要!増員分最大6台必要!

オフィスの新設や起業・開業をする方は、将来的な事業拡大や社員増員を考慮してビジネスフォンを導入することをオススメします。小規模な会社を立ち上げる場合、導入予算も抑えようとなるべく安いビジネスフォンを選びがちですが、増設時になると使っていたビジネスフォンごとすべて入れ替えになる場合もあります。ビジネスフォンは機種によって増設する台数が決まっているため、新規で導入する場合は何台増設するかを考慮してビジネスフォンを決めましょう。

チャンネル数(同時通話数)を決める

チャンネル(ch)といえばやっぱりテレビよねチャンネル数とは同時に何人まで通話が可能かをあらわします。例えば、会社に社員が5人いるとして、5人全員が同時に外部と通話をしているとします。この場合を「5チャンネル」と言います。
ビジネスフォンの台数を決めたとしても、ISDNやひかり電話などの電話回線サービスの種類やビジネスフォンの機種によって、チャンネル数(同時通話数)に限りがありますので注意が必要です。

チャンネル数の決め方が分かりません?どうやって決めれば良いの?
一般的なチャンネル数の目安は全社員の約1/3で十分です。社員6人の場合2チャンネル

「チャンネル数をどう決めていいか分らない」という悩みを持っている方は多く、その中でも「チャンネル数と電話回線数が同じ」だと勘違いしている方も見られます。紛らわしいかもしれませんが、回線数とチャンネル数はイコールではありません。例えば、電話回線サービス「ISDN」は1回線2チャンネル(同時通話数)です。つまり一つの回線で2つの同時通話ができることになります。 また、一般的にチャンネル数は社員数の3分の1と言われていますが、社員の電話頻度によっては2分の1だったりもします。あくまでも3分の1は目安としてそこから電話の頻度や用途を考慮し、チャンネル数を決めることをオススメします。

電話回線サービスの種類を決める

ISDN ひかり電話 NTT加入電話 アナログ回線 一体どれが良いのかしら…ひかり電話、ISDN回線、アナログ回線、NTT加入電話など現在多くの電話回線があります。実際、どれにして良いか分からない方も多いようです。各メリット・デメリットがありますが、月額利用料が安く、利用目的に適した機能やサービスが充実した電話回線を選びましょう
また、先に必要なビジネスフォンやチャンネル数を考え、後で電話回線をどれにするか決めましょう。

  ひかり電話 ISDN回線 アナログ回線 NTT加入電話
月額基本料 500円
※1 ※2
3,380円 2,350円 2,750円

※1 ひかり電話 基本プランの料金です。
※2 別途光インターネットの料金がかかります。

市内通話 8円/3分 7.9円/3分 7.9円/3分 8.5円/3分
市外通話 20~40円/3分
県外通話 40~80円/3分

※ 料金テーブルの料金はすべて税抜です。

チャンネル数 最大2チャンネル
※1 ※2
2チャンネル 1チャンネル 1チャンネル

※1 ひかり電話 基本プランのチャンネル数です。プランによって異なります。
※2 2チャンネルにするには別途料金がかかります。

どのようにビジネスフォンを使いたいか利用目的を決める

ビジネスフォンはご利用目的に適応した使い方ができます。例えば、「外出先から会社の電話番号で電話をかけたい」場合は外線自動転送機能を持ったビジネスフォンが活躍します。メーカーや機種によって機能や拡張性は違いますが、ナンバーディスプレイや留守番電話・転送電話などの基本的な機能はどのビジネスフォンも標準で搭載しています。将来的にどのように使いたいか、機能や拡張性も考えてビジネスフォンを選びましょう。

最新機能なら業務効率や生産性の向上・経費削減まで幅広い業種や業務形態に対応!
  • 例えば 外出先から会社の電話番号で電話をかけたい 外線自動転送
  • 例えば 音声ガイダンスを流してお客様を誘導したい IVR

標準機能でも留守番電話や転送電話などの機能が活躍!

  • ナンバーディスプレイ対応
  • 留守番電話
  • 転送電話
  • 電話帳機能
機能や特徴で選ぶについて詳しく

導入予算に応じてビジネスフォンを新品か中古かを決める

ビジネスフォンは基本、新品と中古の2種類があります。中古の場合は格安で購入できますが、傷みや汚れがある場合もあり、拡張性が低いというデメリットがあります。中古はとにかく安く導入したい!普通に電話が使えれば良いと言う方にオススメです。
新品の場合、購入すると中古よりも高額になりますが、リース契約が可能で初期に掛かる導入費用をかなり抑えることができます。拡張性にも優れていることから将来を見越して新品を導入される方も多いようです。

ビジネスフォンは中古と新品があり購入すると価格はこんなにも違います!

でもご安心を!新品ビジネスフォンはリース契約可能で導入費用を抑えられます!

中古と新品で選ぶについて詳しく
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なるべく複数の業者からビジネスフォンを比較しましょう!

ビジネスフォン選びを失敗しないために、導入前のポイントやどのような選び方があるのかご理解頂けたかと思います。「ただ安ければ良い」という方はたくさんいらっしゃいますが、今後のオフィスの拡張も含め、事前のチェックを怠ると「ビジネスフォンが使えなかった」などというトラブルにもなりかねません。
安さだけで比較をするのではなく、複数の業者からサービス内容等さまざまな角度で比較しましょう。
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